درسنامه مدیریت آموزش عالی

فصل ششم: ابزاروفنون پیش بینی برنامه ریزی نیروی انسانی

باید درنظرداشت که پیش بینی ها تا درجه ای دارای خطاهستند: چون حدس وگمانها را هرگزنمی توان ازپیش بینی ها حذف نمود(193).

ابزارپیش بینی نیروی انسانی

1- جدول پیش بینی نیازهای انسانی: اطلاعاتی چون کاهش های نیروی انسانی درپستها به دلایل انتقال، اخراج، انفصال، ارتقا، ازکارافتادگی، بازخرید، بازنشستگی، فوت وتعدیل وافزایش نیروی انسانی درپستها به دلایل انتقال، ارتقا وجابجایی منعکس گردد(193).

2- استفاده از نمودارها: الف) نمودارسازمان: کمک می کندمدیرنیروی انسانی وضعیت افرادسازمان خودرابیابد وبرای سیاستگذاری درسطح پست ها مفیداست(194). ب) استفاده ازنمودارجایگزینی یا موجودی: مدیرمی تواندبه راحتی جای خالی افرادی را که خالی می ماند یافته، وبا استخدام ویا جایابی کارکنان به پرکردن جاهای خالی بپردازد واین نموداربرای جایگزینی فردفرد سازمان میسراست وبرای همه پستهاوافراد می‌توان مورداستفاده قرارداد(195).

3- استفاده ازبانکهای اطلاعاتی نیروی انسانی: منظورازسیستم اطلاعاتی منابع انسانی عبارت است از هرروش سازمان یافته کسب اطلاعات که براساس آن درباره نیروی انسانی تصمیم گیری می شود. البته اطلاعات باید به هنگام وبه روزباشد وازدقت واعتبارمناسب برخوردارباشد وضمن مختصربودن، جامع ومربوط به نیازسازمان باشد.(197) دربرنامه ریزی امور کارکنان استفاده ازسیستم های اطلاعات وبویژه رایانه مزایای زیررابه‌همراه خواهدداشت:

- تسریع درجمع آوری آمار واطلاعات صحیح و طبقه بندی آن ها جهت تجزیه و تحلیل وبرنامه ریزی‌های مختلف            - بالابردن سرعت درانجام امور   - افزایش دقت واعتباردرانجام کارها   - حفظ کیفیت با توجه به چارچوبهای کمی درتصمیم گیریها     - استفاده بصورت بایگانی وحفظ آرشیو(200-198).

ورودوخروجی های نظام اطلاعات مدیریت امورکارکنان ومنابع انسانی به شرح ذیل می باشد:

الف) ورودی های نظام:

 1- مشخصات شناسنامه ای  2- مشخصات فردی(جنسیت، تابعیت، دین، شماره حساب بانکی، وضعیت مسکن، رشته تحصیلی، مقطع تحصیلی و...                 3- مشخصات استخدامی(نوع استخدام، تاریخ استخدام، شماره بیمه و...)   4- مشخصات عائله مندی: وضعیت تاهل، تعدادفرزندان، حق اولادو...   5- مشخصات سازمانی(رشته شغلی، رتبه پست، شهرستان محل خدمت، بدی آب وهوا و..)              6- امتیازات فردی(مدرک تحصیلی، دوره های آموزشی)            7- امتیازات شغلی(رتبه استحقاقی، رتبه تخصیصی، امتیازشغل، امتیازسرپرستی)           8- وضعیت تطبیق وارزیابی: آخرین حقوق ودستمزد، تاریخ صدورآخرین حکم وشماره حکم و ...              9- مزایای موقت(طرح کارانه، حق رانندگی وایاب وذهاب)

10- سایرموارد(نمره سنجش سالانه، فرم سنجش ارتقای رتبه، تدریس، تالیفات و نمره امتحان(203-201).

ب) خروجی های نظام

اول: فهرستهای خروجی

1-1) فهرست کارکنان: به تفکیک جنسیت، وضعیت تاهل، نوع رابطه استخدامی، تاریخ تولد وتاریخ استخدام

2-1) فهرست احکام صادرشده: براساس نام ونام خانوادگی، شماره شناسایی ویا شماره سریال حکم

3-1) فهرست رتبه استحقاقی             4-1) فهرست پستهای دارای رتبه تخصیصی          5-1) فهرست تاریخ احراز رتبه بعدی           6-1) فهرست افرادرتبه خاص     7-1) فهرست سوابق کار      8-1) فهرست انقطاع خدمت 

9-1) فهرست خودروهای سبک وسنگین          10-1) فهرست دوره های آموزشی طی شده       11-1) فهرست دوره های آموزشی موردنیاز      12-1) فهرست عائله مندی       13-1) فهرست رتبه تشویقی(204-203).

دوم: گزارش های خروجی

1-2) گزارش تلفیقی: گزارش هایی که درآن افرادی که دارای چندین شرط موردنظرهستند، مشخص می شوند(مثلاً کارمندان متاهل لیسانس ...)           2-2) گزارش مرخصی ها     3-2) گزارش ماموریت های متفرقه        4-2) گزارش های متفرقه(گزارش حق رانندگی، گزارش سن فرزندان، تعداد فرزندان، همسران، کارآموزان وسرپرستان، فرم ارتقای رتبه، پست های بلاتصدی، کارت خلاصه اطلاعات کارمندی)

سوم) آمارها

1-3) آمارنوع استخدام        2-3) آمار رتبه      3-3) آماربخش مشاغل        4-3) آمارمدارک تحصیلی                    5-3) آمارمقاطع تحصیلی                6-3) آمارتوزیع تحصیلات             7-3) آمارجنسیت                                         8-3) آمارفاصله سنی          9-3) آماردامنه سابقه             10-3) آمارتوزیع محل خدمت (206-205)

فنون پیش بینی

1- روشهای پیش بینی تقاضای انسانی

1/1) روشهای ذهنی:

الف) مانند قضاوت مدیریتی(روش عقیده مدیریاقیاسی که میتوان ازعقایددیگرکارمندان عملیاتی وفنی نیزاستفاده کرد. این روش فاقددقت روشهای آماری است(208) ؛           

 ب)فن دلفی(بدنبال توافق گروهی هستیم سوال ازگروهی مطرح، جوابها جمع آوری ودوباره پس ازدسته بندی به متخصصان ارسال میشود و آنقدرادامه می یابد تا توافق حاصل گردد ومستلزم هزینه وزمان است ؛

 ج) قیاس تاریخی( داده ها معمولاً ازمطالعات کتابخانه ای و تجربیات ماخوذ ازخودیادیگران حاصل می شود(208).

2/1) روشهای عینی:

الف) روشهای آماری: وضعیت آینده استمراری ازگذشته است وفنون آن عبارتنداز:

الف/1) مدلهای مبتنی برتعمیم روندنیروی انسانی(روندتعدادکارکنان اضافه کار، شکل ادواری تعدادکارکنان اضافه کار): این مدلها برمبنای تغییردرتقاضای نیروی انسانی درنظرگرفته شده اند. بهترین مثال روش تعمیم روند رابطه بین تقاضای نیروی انسانی و زمان است که روندزمانی یا سری زمانی نامیده می شود(1375:104). این گونه از مدل ها، مفیدترین مدلها برای پیش بینی های کوتاه ومیان مدت بشمارمی آیند. روشهای آماری متعددی ازقبیل مدلسازی ریاضی، رگرسیون، اتورگرسیون، میانگین متحرک وباکس جنکینز ویا اتورگرسیون میانگین متحرک می توان نام برد.

الف/2) مدلهای ربط دهنده تعداد تقاضای نیروی کارباشرایط سازمانی ومحیطی: معمولاً برای محاسبه تقاضای نیروی انسانی بعنوان نتیجه فعالیتهای سازمانی استفاده می شود که میتوان این مدلها راباعواملی ازقبیل تولیدوفروش، سطح خدمات و... ساخت. دراین مدل ساده اگرمحصول وخدمات دوبرابرشوداصولاً باید نیروی انسانی نیزدوبرابرشود(211-210).

الف/3) تجزیه وتحلیل رگرسیون خطی:به منظوربرآوردنیاز نیروی انسانی درمدت زمانی موردنظردرآینده برمبنای فروش، ارائه خدمات یاستاده ها بکارگرفته می شود(212).

ب) مدل ریاضی: که درپیش بینی بلندمدت نیروی انسانی موردنیاز بسیارمناسب است که مبتنی برانتخاب یک سری ازمتغیرهای کلیدی است که متغیرهادرونی وبیرونی است(213).

ج) مطالعه کار: مبنای این روش برزمان سنجی و تجزیه وتحلیل کارهای انجام شده برحسب نفر-ساعت برواحدمحصول است. برای انجام مطالعه کاراز روشهای نمودارکار، زمان بندی وساده کردن کار استفاده می شود. درمطالعه کار رویه های زیررابایدمدنظرقرارداد: 1- انتخاب شغل موردمطالعه   2- ثبت وقایع مشاهده شده    3- بررسی نقادانه وقایع ثبت شده (وسایل کار، فردموردنظرو...)   4- ایجاد اقتصادی ترین روش(روش مطالعه کاری) و پذیرش مستدل آن درهمه شرایط    5- اندازه گیری کمیت کارومحاسبه زمان آن(سنجش کار)  6- مشخص کردن روش تازه برای انجام کارباتوجه به زمان

7- مشخص نمودن روش تازه ای که با استانداردعملی منطبق بوده ودررابطه با زمان تعیین شده باشد.   8- حفظ استاندارد عملی براساس رویه های کنترلی مناسب (215).

د) فرایندتحلیل سلسله مراتبی داده ها: با کمک نمودراسازمانی می توان سلسله مراتب رابه تصویرکشید. این مدل داده ها را به شکل درختواره یا درخت وارونه ازموجودیتهای مرتبط به هم نشان می دهد. هرکارمندفقط یک سرپرست دارد. مدل سلسله مراتبی برای نمایش پایگاهی مناسب است که بین موجودیت های آن رابطه 1:1 یا M :1 برقرارباشد. این مدل وقتی جواب  می دهد که هرحلقه فقط به یک حلقه سطح بالاترمرتبط باشد که به آن حلقه پدرگویند(217-216).

ه) مدل برنامه ریزی خطی: یک راه حل مشخص راکه مطابق بامعیارهای سنجش پذیر(بهترین) است دراختیارمی گذارد.این روش برای ملاحظه نیازهای تامین نیرو دریک نقطه زمانی مشخص وبا توجه به محدودیتهای مفروض مفیداست. این مدل تعیین کننده سطح تامین نیروی موردنیازبرای تحقق اهداف سازمانی به هنگامی که تعداد مشخصی محدودیت تعریف شده اند می باشد(217).

2- روشهای پیش بینی عرضه نیروی انسانی

این پیش بینی باپیشگویی اینکه چگونه عرضه منابع انسانی جاری تغییرخواهدکرد، ودرابتداچندنفرسازمان راترک خواهندنمود، بلکه چندنفرترفیع و انتقال خواهندیافت، مرتبط می باشد. این تغییرات با توجه به تجزیه وتحلیل رویدادهای گذشته، حفظ ویا جابجایی کارکنان وطرح آن درآینده، وهمچنین ادامه روند موجودپیش بینی می شود(218).

 1/2) تجزیه وتحلیل ترک خدمت کارکنان ازسازمان

الف) شاخص سالیانه افت یا ریزش نیروی کار: خارج شدن افراد ازذخیره موجودی سازمان بصورت بازنشستگی، استعفا، اخراج، مرگ ومیر و ازکارافتادگی(218)

ب) شاخص جابجایی نیروی انسانی: این شاخص نشانگرتمایل نیروی انسانی به ورود وخروج از سازمان می باشدچنانکه نرخ بالاباشدضعف مدیریت ویا سیاستهای اداری می باشد(219)

ج) شاخص ثبات: براساس تعداد کارکنانی است که درسراسردوره درسازمان باقی می مانند.

د) شاخص ثبات طول خدمت بوی: این شاخص تلاش می کند تا اهمیت طول خدمت کارکنان را نمایان سازد.دوره دوساله درنظرگرفته می شود.(219).

 ه) تجزیه وتحلیل گروه همگن: درواقع دنبال کردن رویدادها برمبنای مقایسه افرادی که سازمان را ترک کرده اند، باگروهی ازافراداست که با همان مشخصه ها، ودرهمان فاصله زمانی به سازمان پیوسته اند.

و) روش آماری: این روش تحلیلی درمورد ترک کنندگان سازمان درمقطعی منطقی ازنظرزمانی است که اغلب یکسال می باشد.(220).

2/2) تجزیه وتحلیل جابجایی های داخلی

الف)فن توزیع سن وسابقه خدمت: برای ترفیع وارتقادرسازمان ضرورت دارد(220).

ب) زنجیره مارکو: این فن یک شیوه شناسایی الگوی ترفیع باتوجه به ترفیعات گذشته می باشد واین تجزیه وتحلیل احتمال جابجایی کارکنان را ازیک پایه به پایه دیگر دریک دوره زمانی مشخص می کند. بااستفاده ازاین فن، ارتقاء، تنزل، انتقال، استخدام و ترک خدمت کارکنان را به داخل، و حرکت درعرض ویابه خارج سازمان را می توان مشخص نمود(221-220).

ج) مدل ایستایی جمعیتی: یک مدل عملی وبرای سازمانهایی که برنامه ریزی بهبوددوران خدمت آنها تعریف شده باشدمفیداست(222).

د) منحنی پیشرفت حقوق: که حقوق اصلاح شده دررابطه با سن رانشان می دهد و می‌توان از آن برای پیش بینی حقوق افراد درآینده استفاده کرد(222).

3- تجزیه وتحلیل وضعیت فعلی عرضه منابع انسانی

الف) تحلیل شغل: منظورجمع آوری اطلاعات درموردماهیت و محتوای مشاغل درسازمان است واینکه چراباید آن مشاغل انجام شوند؟ چگونه باید انجام شوند؟ ودرارتباط با کدام هدف سازمان انجام شوند؟ و ازچه فعالیتهایی تشکیل می شوند؟(1375:117)

جهت انجام تجزیه وتحلیل شغلی اقدامات جمع آوری اطلاعات، تحلیل ودسته بندی اطلاعات، تنظیم شرح شغل وشرایط احراز شغل الزامی می باشد. درتنظیم شرح شغل باید به مواردی مانند تعیین عنوان شغل، خلاصه تعریف شغل، وظایفی که بایدانجام شود، سرپرستی که برشغل اعمال می شود ابزارموردنیازشغل، شرایط کارو... توجه داشت درحالیکه شرایط احرازشغلی عبارت است از حداقل شرایط مورد نیاز جهت انجام شغل ازسوی کسی که استخدام می شود(1375:119).

ب) طراحی شغل: یکی کردن محتوای کار(وظایف، روابط، رفتاروکارکردها، مسئولیتها) وکیفیت موردنیاز جهت انجام کار(مهارتها، توانایی ها، تجربه ودانش) برای هرشغل بگونه ای که نیازهای کارکنان وسازمان برآورده شود(224).

ج) سیستم شاخص موزون: روشی است برای سنجش تعداد افراد موردنیاز دریک حیطه مدیریت. براساس این روش شاخصی برمبنای شش عامل محاسبه می گردد که عبارتنداز تشابه وظایف(گزارش افرادمختلف درسازمان تاچه حدشبیه به یکدیگرمی باشند؟)، تجمع جغرافیایی(نحوه استقرارافراددرمحل کار)، پیچیدگی وظایف، هدایت وکنترل، هماهنگی وبرنامه ریزی(225).

د) حیطه مدیریت براساس روابط: محاسبه تعدادافراد براساس تعداد روابط بین مدیروزیردستان است که سه نوع رابطه هدایتی فردی، رابطه هدایتی گروهی ورابطه هدایتی ترکیب فردی وگروهی می باشد که براساس فرمول ریاضی این سه نوع رابطه را می توان محاسبه نمود که n  معرف تعداد زیردستان وR نشانگرتعداد روابط است(226).

ه) چرخه زندگی: زندگی کاری یک فرد راهرگزنمی توان بصورت یک پدیده مجزاتحلیل نمود(مثال: کارمندان مجرد برای پذیرش تصمیمات شغلی که دربردارنده نقل وانتقالات درواحدهای جغرافیایی سازمان می باشند مستعدترند(228).

و) برنامه ریزی مسیرترقی وپیشرفت که برعوامل متعددی مانندنیازها، توانایی ها، اشتیاقهای شخصی، بلوغ فردونیازهای سازمان مبتنی است .این برنامه ریزی ضمن درنظرگرفتن انعطاف پذیری وپویایی سازمان تغییراتی راکه درافرادوسازمان روی می‌دهد موردتوجه قرارداده وبراساس پیشرفت شغلی افراد، چارچوب تعیین افراد، جذب وتامین نیروهارامشخص می نماید(230).

ز) بیوریتمولوژی یا دوره های حیاتی کار: مطالعه علم کرونوبیولوژی مطرح می کند که برای هرکاری زمانی مناسب وجوددارد وبازده مطلوب درآن زمان است که درسه دوره حیاتی جسمی، احساسی وفکری تقسیم می شود(233).

4- پیش بینی منابع خارجی عرضه نیروی انسانی

عواملی مانند ایجادمناطق کار، ساختمان سازی، توسعه حمل ونقل، سطح بیکاری درمنطقه، تجارب قبلی درباره مهارتها، بازده سیستم آموزشی و... ازمهم ترین عوامل پیش بینی منابع خارجی عرضه نیروی انسانی برمبنای عوامل ملی ومنطقه ای است.

الف) منحنی یادگیری: دراین روش رابطه بین افزایش محصول وافزایش میزان بهره وری موردتحلیل قرارمی گیرد. برطبق این نظریه هرگاه میزان محصول وخدمات دوبرابر شود.زمان کار لازم برای آن محصول ضرورتاً دوبرابر نمی شود، بلکه به نسبت کمتری متناسب با وضعیت محیطی افزایش می یابد.

ب) روش بازدهی سرمایه گذاری: دراین روش تلاش می شود تا هزینه ها ودرآمدها برای یک زمان معین کاهش یابد. تادرآمدها وهزینه های سالهای درنظرگرفته شده قابلیت مقایسه با وضعیت فعلی را داشته باشد.تفاضل ارزش فعلی درآمدها و هزینه ها معیاربررسی شناسایی مفهوم سرمایه گذاری پرورش نیروی انسانی در سازمان خواهد بود. اگرحاصل تفاضل مثبت، بازدهی مثبت است. از فن تحلیل هزینه فایده هم برای این کار استفاده می شود(234).

ج) تحلیل هزینه – فایده: درفن تحلیل- فایده محاسبه ارزش فعلی تنزیل شده برای جریانی ازدرآمدها به ما امکان می دهد که سرمایه گذاری های مختلف رابایکدیگرمقایسه کنیم، اگرمقادیرسرمایه گذاری یکسان باشدآن یکی که دارای بالاترین ارزش فعلی تنزیل شده خالص است ازهمه مناسب تراست(234).

د) روش تقاضای اجتماعی: منظورازتقاضای اجتماعی عبارت است از کل تقاضای افراد برای آموزش دریک زمان ومکان معین وتحت شرایط فرهنگی ، اقتصادی واجتماعی که وجود دارد. دراین روش پرورش نیروی انسانی ازدیدگاه جمعیت متقاضی آموزش درسازمان موردبررسی قرارمی گیرد(236).

پیوست فصل 6  برخی ازروش های کمی دربرنامه ریزی نیروی انسانی

1-برنامه ریزی آرمانی Goal programming  : روش های تصمیم گیری چندمعیاره درحمایت ازتصمیم گیرنده است. یکی ازکارسازترین ابزارها برای تجزیه وتحلیل تصمیم چندهدفه، برنامه ریزی آرمانی است که بوسیله چارلزکوپر(1961) مطرح شد. مهم ترین مزیت آن ترکیب همه اهداف مدیریتی(حتی اهداف متضادباهم) است. برای هرکدام ازهدفها، عددمشخصی بعنوان آرمان تعیین وتابع هدف مربوط به آن فرموله می گردد، آنگاه جوابی جستجو میشود که مجموع وزنی انحراف هرهدف نسبت به آرمانی که برای همان هدف تعیین شده است را حداقل نماید(240).

2- تفکرتئوری مجموعه فازی: منطق فازی یک نوع فن مدلسازی برای سیستم های با ویژگی های خاص است که باواقعیت وحقایقی که فکربشربا آنهادرگیراست، بیشترمنطبق است. توسط ماکس بلک و لطفی زاده ارائه شد مراحل اصلی منطق فازی عبارت است از: مرحله اول: فازی سازی ورودی ها: فرایندفازی سازی شامل تفسیروتبدیل داده ورودی به وسیله کنترلگرفازی می باشد که شامل دوبخش درتوابع عضویت وطبقه بندی است. مرحله دوم: انجام فرایندفازی: اعمال فرایندفازی سازی ازطریق ارزیابی اطلاعات ورودی براساس قواعد(اگر-آنگاه) صورت می گیرد. مرحله سوم: تبدیل ورودی های فازی به نتایج غیرفازی(242-241).

 3- مدل کای ولی: هدف اصلی این مدل برنامه ریزی نیروی انسانی حداقل کردنهزینه کل برای تعیینکارکنان درپاسخ به تقاضای نیروی انسانی است. هدف دوم به دنبال حداکثرکردن مازاد کارکنان است و هدف سوم حداقل کردن واریانس مازادکارکنان دردوره های زمانی مختلف راجستجو می کند(242).

4- مدل کرتا وهمکاران: دراین مدل سطوح ابتدایی مهارتهایی که منابع انسانی دارندوشایستگی های موردنیازبرای توسعه یک مجموعه ازپروژه ها درنظرگرفته شده است . دوتابع هدف دراین مدل درنظرگرفته شده است. اولی سطح بهینه موردنیاز برای هرپروژه رابیان می کند ودومین هدف برای حداکثرکردن مینیمم سطح مهارت کسب شده توسط منابع دردسترس درپایانپروژه هاست(243).

5- مدل تیزنگ ولیو: برای بهینه سازی تخصیص نیروی انسانی برای نگهداری هواپیما می باشد(243).